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如何选购考勤软件 你真的知道吗?

发布时间:2015-03-17 19:00:30  来源:深圳市仁勤科技有限公司  作者:人脸识别系统

  目前国内企业应用考勤成功率很低,70%以上的企业,都没有达到上考勤系统预期要达到的目标,更多的企业是上完后才发现找了一堆的麻烦。究其原因,一是不完全清楚要管理好考勤需要达到哪一个层次的管理水平,二是面对众多的考勤管理软件,有随机免费送的,有集成平台下的考勤模块,有专业的考勤管理软件,报价从几千元到几十万,这些软件到底有什么区别,能够满足到那个层次的管理。本文总结了考勤管理的五个管理层次,用户只需对号入座,不是越便宜越好,也不是功能越多越好,适合自己的才是最好。简单地说就是首先要明白自己需要什么,然后了解对方能做到什么。选择能够达到自己管理层次的考勤软件 ,就能达成应用考勤系统的预期目标,并使投资收益最大化。

  对员工的考勤管理,分为五个层次,管理的先进程度依次序上升。

  管理考勤的五个层次如下:

  1、有准确的签到数据:考勤管理最基本的需求,使考勤管理有客观依据。

  2、准确统计员工考勤:软件可以替代人工记录和手工统计

  3、 规范管理流程、合理有效:考勤管理按照规范的流程进行,管理规范有效。

  4、 假勤、加班的合规性管理:年假、加班等自动管控,合乎法律法规的要求,避免劳动力管理风险。

  5、 领导决策支持系统:各种图表直观展现员工出勤、加班、休假达成率的分析等,直观的驾驶舱为领导提供决策支持。

  上述五大管理需求,如果不能满足低层次的需求,高层次的需求肯定满足不了,也就是说,一套考勤管理软件,如果低层次的功能达不到,其中做的高层次的功能完全没有意义,因为高层次的需求,是建立在低层次的有效管理基础上。

  一、 有签到数据

  这是最低级的考勤管理需求,目前很多的中小企业对考勤管理的理解就停留在这一层次,那就是购买考勤机。考勤机+随机免费的考勤管理软件就是满足本级需求的,员工在考勤机上签到,在免费的考勤软件上可以查询员工的签到数据。

  准确客观的签到数据,是考勤管理的基础,第二级的准确统计考勤,是建立在以签到数据为基础,因此,签到数据准确反映员工上下班时间点,是考勤管理的基础。

  二、 准确统计员工考勤

  准确统计员工考勤才是五级管理中最重要、难度最大的一级。

  最重要,是因为考勤软件能够准确分析每天的出勤、缺勤、核销请假,月底准确统计考勤,才能为薪资发放提供准确的出勤依据,才能使考勤管理脱离人工记录和手工统计,才能真正减轻考勤统计的工作量,提高统计的准确性和客观性。

  最重要还因为下面的三级更高级的管理,都需要基于考勤软件能够准确分析出勤,准确统计出勤的基础上,否则就不可能做到假勤、加班的合规性管理,提供的数据也没法作为领导的决策支持的依据。

  难度最大,是因为不同的企业,班次复杂程度、考勤统计规则、请假匹配原则都不同,而几百几千甚至几万员工每天的出勤,各种特殊情况很多,考勤软件只要有一种特殊情况解决不好,就会有几百人月底的统计结果是错误的,几个特殊情况解决不好,月底的考勤统计结果就完全不能用来计算工资了,只好回归到每个考勤员人工核算统计,那么,本级的管理功效统统归零,不对,实际上是为负,因为,现在上了电脑考勤,电脑上做一遍,手工再做一遍,统计考勤的工作量不仅没减少还增加了。

  所以,选购考勤管理管理软件,一定要结合本单位班次和考勤管理规则的复杂程度,选择匹配需求的考勤管理软件。例如:一般EHR、一卡通系统或者OA等应用软件平台中所带的考勤管理子系统,对于机关事业单位,班次简单,管理规范,几乎都是正常班的考勤管理需求,可以做到准确统计出勤,但这些系统中所带的考勤管理模块,不能解决企业复杂排班的考勤管理问题,面对考勤管理规则复杂,各种特殊情况都会出现的人数众多的企业考勤需求,这些软件无法做到统计准确。因此,也使得这些软件中的其它高级的考勤管理功能成为摆设。

  那么,对于人数众多、班次复杂的企事业单位,要想达到本级准确统计员工出勤的目标,必须应用专业的考勤管理软件。一般的考勤软件,很难周到地考虑到各类企业考勤管理中碰到的种种特殊的情况,并在软件中进行合理设计加以实现。

  有的用户会这么想,分辨是否专业很难,好坏只有用过才知道,所以,要求提供试用。实际上,试用可以增加对软件好坏的判断,但仍然解决不了判断软件是否面对各种复杂的考勤情况都能准确统计的问题。因为,一般试用都不是全员全月,这样工作量太大,也影响正常工作秩序,而很多特殊情况,只有在全员全月正式使用才会产生,才能发现问题。

  三、 规范管理流程、合理有效

  能够通过第二级准确统计考勤的门坎的考勤管理软件已经凤毛麟角了,可以按照更高层级的管理指标考察考勤软件的性能了。

  我们知道,考勤管理的漏洞,不仅会增加企业劳动力成本,而且破坏公平公正的企业文化,如虚报加班时间、瞒报事病假等,保证考勤管理的客观性,必须依靠规范的管理流程,使考勤管理合理有效。

  建立规范的考勤管理流程,考勤软件必须具备二大功能,一是严格细致的权限划分,二是请假、加班、补签卡的通用审批流程。

  严格细致的权限划分,保证各级管理人员只能按照规定的权限操作,不能越权,使各级管理人员的管理,都处于全方位的监督管控之中,保证了考勤管理的客观性。

  根据权限设置通用的请假、加班、补签卡的审批流程,满足通过网络协同管理考勤,不仅提高了管理效率和及时性,而且,理顺了管控流程,使考勤管理合理有效。

  四、 假勤、加班的合规性管理

  《劳动合同法》的实施,越来越多的劳动争议正使企业的管理成本不断上升。劳动力假勤、加班的合规性管理,不仅可以避免不必要的管理成本、提升效率,而且员工的劳动价值也可以得到应有的尊重。

  假勤的合规性管理,包含员工的年假、病假、婚假、产假等等,合乎劳动法规范的管控。如:年假,考勤软件应该在每年初自动计算员工的当年年假标准,每月统计年假已休和结存,一方面控制员工休超,另一方面满足员工和领导对剩余假期的查询。

  加班的合规性管理,就要更复杂得多,如:根据刷卡数据和加班单按最小时长计算的规则,制造业节日加班的自动计算规则,加班转存休,员工存倒休的管控功能,满足制造业综合工时管理的功能等等。

  假勤、加班的合规性管理,不仅可以控制劳动力管理风险,而且可以指导管理者合理安排休假和休班,节约劳动力成本。

  五、 领导决策支持系统

  在上述四个层级的准确有效管理下,领导需要通过各种图表、直观的驾驶舱给予管理决策支持。

  例如:按照各个单位显示的年假达成率树状图,可以让领导直观看到员工休年假的达成百分比,领导可以合理安排员工休完年假,减少年底需要给三倍加班的成本支出。

  对于各个企事业单位,可以对照上述考勤管理的五个层次,来指导自己挑选适合自己的考勤管理软件,只管到了低层次,购买高级的软件,高层次的软件功能用不上,浪费投资;需要管到高层次,可是购买的软件,只能满足低层次,结果肯定用不好。只能满足低层次的软件,分二种,一种是只有低层次的功能,第二种是看起来有高层次的功能,实际上,由于低层次的功能没做到位,使得高层次的功能只是摆设,没有实际用处,例如:员工月考勤统计都不准确,就谈不上合规性管理员工假勤和加班,驾驶舱就无法给领导提供准确的依据。

  对于一个具体的单位,可以根据自己的管理需求和选购的考勤软件满足的功能,进行软件级别定位。如:EHR的考勤管理模块,对于一般机关事业单位,软件层级是3.5级,也就是说,都是标准班统计准确没问题,一直到第四级的合规性管理,可以满足一部分;而对于复杂排班的企业单位,就只能算1.5级软件,也就是说第二级还不能全部满足,在第二级中只能满足标准班统计准确。

  尊敬的读者,如果本文对您如何选购合适的考勤软件有所帮助,您还有很多细节问题心存疑问,欢迎来电探讨。

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